僕はワクワクしたい(/・ω・)/

社内であたふたしているSEのメモ帳

進捗報告が苦手な人に向けて書きました【進捗報告のテンプレ】

皆様、進捗報告は得意ですか?
僕は苦手です(;´・ω・)
最近、ようやく慣れてきたので、 備忘録として書いておきます。

1. 予定通りかどうかを伝える

まずはこれ。
全体でスケジュール通りなのか、進んでいるのか、遅れているのかですね。

大切なのは“全体で”という部分。
例えば、タスクA, B, Cで1つの仕事があった場合、
「Aは進んでいて、Bはちょっと遅れていて、Cはえーっと」なんて言った日には、
ノータイムで怒られます
良く怒られたなぁ。懐かしい( ˘ω˘ )  

2. 予実に差がある場合はその原因を伝える

予定通りの場合は問題ないです。このまま頑張りましょう。
追加で報告が必要なのは、予実に差がある場合です。
特に予定より遅れている場合、何があって遅れたのかを必ず伝えましょう。

僕たちのお給料は会社から払われていて、
遅れている(作業時間が増える)ということは会社にとって出費が増えることを意味します。
その他、遅れによって納期に間に合わない可能性もあるかもしれなくて、
僕たちにはこのなぜ遅れているかを説明する責任があるんですね。
嫌な時間ですが、説明しましょう。

3. 遅れている場合はリカバリ方法を伝える

遅れている場合は、どうやって遅れを取り戻すのかを伝えましょう。

そして、凄い便利な言葉なんですけど、
「頑張ります。」は禁句

なんでかっていうと、
 ・今まで頑張ってなかったの?
 ・頑張れば効率上がるの?
という切り返しが来るからです。

一般的なリカバリ方法は
 1. 締め切りを伸ばしてもらう
 2. 稼働時間を増やす(残業をする)
 3. 会議などへの出席を免除してもらう
 4. 日常業務を誰かに代わってもらう
 5. その仕事を誰かに手伝ってもらう
などなど。

簡単に言えば、
締め切りを伸ばしてもらいましょう。
無理そうだったら作業時間を増やすしかないね。
作業時間を増やしても無理そうだったらHELP求めましょう。
って感じです。

4. (あれば)問題や課題を伝える

問題とは、今まさに直面しているもの
課題とは、将来問題になりそうなものです。
+αとして、間違っててもいいので、考えた解決策も言えるとgood。

5. 上司先輩からの質問に頑張って答える

1~4まで伝えれば、僕たちの仕事はひと段落です。
「以上です。何かご質問はありますか。」的なセリフで相手ボールにしちゃいましょう。

これで明日からの進捗報告は怖くないっ!(/・ω・)/